Ваш кадровик | Анна Вильданова

Купили доступ к базе резюме. А дальше что? 🤔 На аудитах, все реже, но еще встречается искреннее непонимание работодателей, что у кандидатов на вакансию надо брать согласие на обработку их персональных данных. Давайте разбираться. Вы оплатили доступ, нашли человека, скачали файл и позвали на собеседование. С доступом всё чисто, нюансы начинаются с файлом/документом: где он лежит, сколько живёт и кто его видит. Один ориентир снимает половину путаницы. Кандидат ещё не ваш работник. Трудового договора нет, кадровые основания не подключились. Значит, у каждой папки с резюме есть цель, срок и ответственный. ✅ Человек подошёл Оформляете. Решите, зачем вам файл и до какой даты. Доступ оставьте себе или тому, кто реально оформляет. Обычно резюме складывают в личное дело (файлик со всеми документами сотрудника). На вопрос "зачем?" пожимают плечами (всегда так делали - эта фраза меня уже триггерит) «Пусть лежит, вдруг пригодится» основанием не является, хотя обычно живёт дольше самого сотрудника и переживает пару переездов офиса. ❌Человек не подошёл Не планируете возвращаться: удалите файл. Не в корзину, а совсем. Корзина это тоже хранение, просто с чувством выполненного долга. Хотите оставить в кадровом резерве: это отдельная цель и отдельное согласие с конкретным сроком. Резерв, который никто никогда не открывает, это не резерв, а склад. Встретила я такой резерв, когда устраивалась в компанию специалистом по кадрам. Папка красивая - обозвали "РЕЗЕРВ", спокойненько так подпирает полку в шкафу. Спрашиваю HR-ов, это что за склад, а в ответ "ну на всякий случай, чтобы потом посмотреть". И, знаете, пока я там работала, ни кто даже не заглянул в нее, а это не несколько месяцев. И до меня, ни кому эта папочка особо не нужна была. 🗂 Распечатали резюме Бумага живёт по тем же правилам, что файл, и, к сожалению, не портится от невнимания. Куда деть: в запираемый шкаф. Не на стол, не в лоток у всех на виду, не домой в сумке между зонтом и обедом. Кто ответственный: один человек, назначенный приказом. Не все, кому интересно. Потом: шредер и письменная фиксация. Если спросят, вы хотя бы вспомните, а не станете искать виноватого среди коллег. 💻 Кандидаты живут в HR-программе (есть такая, крутая, автоматизированная, сама кандидатов с работного сайта притягивает) Что поделать, и тут согласие нужно. Программа не расширяет ваши права: она не разрешает хранить данные дольше и шире, чем вы договорились с кандидатом. Меняется только адрес хранения. Иногда на адрес в другой стране, и это уже отдельный разговор. Проверьте четыре вещи. ➖ Где серверы. Данные кандидатов должны храниться в России. Спросите поставщика. Ответ «не знаю» это тоже ответ, просто не в вашу пользу. ➖Что сервис делает с данными. Нужно поручение на обработку: какие действия, с какой целью, конфиденциальность, безопасность, запрет использовать данные для себя. В типовом пользовательском соглашении этого обычно нет, приходится досылать приложением. ➖Что остаётся после удаления. Если журнала нет, доказать удаление не получится: на словах удалили, а программа помнит всё. ➖Что вообще в программу попадает. Резюме часто тащит лишнее: здоровье, вероисповедание, состав семьи. Это специальные категории, под них нужен отдельный разговор и письменное согласие, а не общая галочка. И поставьте автоудаление по сроку в настройках. Резюме, которые лежат там вечно, встречаются чаще, чем сотрудники в штате. Резерв, который никто не открывает, это ещё полбеды. Хуже, когда согласие с кандидата вообще не брали, а сроки хранения никто не назначал. И тут начинается самое интересное: сколько может лежать резюме, нужно ли что-то подписывать на собеседовании и что изменилось с 1 сентября 2025 года. Об этом завтра. Разберу ту же ситуацию до конца: согласие, сроки, формулировки.